Katharina Zink von Wachstumsbegleitung

Wir kannten das Produkt von 7Mind schon lange bevor wir dort als Organisationsentwickler:innen mithelfen durften. 7Mind hilft Millionen von Menschen – und auch uns beiden – dabei, selbständig Routinen aufzubauen und Fertigkeiten zu entwickeln, um ihr Leben besser zu bewältigen. Meditation und Mindfulness spielen dabei eine zentrale Rolle und die App nimmt die Nutzer:innen auf eine Rundreise durch Grundlagen an die Hand, sodass sie möglichst schnell selbständig kombinieren und weiter lernen können. Bei unseren ersten Gesprächen mit den beiden Gründern Manuel und Jonas zeigte sich für uns schnell: Wie nach außen, so sind Mindfulness, persönliches Wachstum und selbständiges Lernen auch im Inneren der Organisation wesentliche Bestandteile.

Dieser Ausrichtung entsprechend haben wir unsere Begleitung von Gründern und Team auf selbständiges Lernen und eigenverantwortliches Tun ausgerichtet. Als Wachstumsbegleitung helfen wir seit Anfang des Jahres mit, die Organisation und das Team bei 7Mind weiterzuentwickeln.  Wir stehen als Sparrings-Partner*innen zur Verfügung, moderieren Workshops und Peer-to-Peer-Formate, geben Input und spiegeln unsere Außenperspektive.

Ausgangslage: Das Mindset in der Organisation

Die Bereitschaft zu Lernen und Offenheit beginnt bei den beiden Gründern. Manuel und Jonas teilen ihre eigene Lernkurve immer wieder und nehmen sich selbst nicht allzu wichtig, obwohl sie auf eine außergewöhnliche Erfolgsgeschichte zurückblicken können. Wenn ganz oben in einer Organisation gelernt werden darf – und das heißt auch, dass man offen über Fehler und Verirrungen spricht – dann wird das Lernen zum Erfolg und nicht zu einem Notpflaster oder einer Wiedergutmachung bei Verfehlungen.

Als wir Jonas und Manuel und das 7Mind-Team kennenlernten, hatten sie bereits eine profitable und schnell wachsende Firma aufgebaut und es gab klare Vorstellungen über die nächsten Entwicklungsschritte. Wie vielen Gründer:innen in der Skalierungsphase kamen trotz allen Erfolgs auch Manuel und Jonas die Prozesse zu langsam vor und die Veränderung schien überall zu stocken. Aus der Außensicht waren Firma und Team in einem komplizierten Prozess der Neuausrichtung, der Aufmerksamkeit und viel Geduld benötigte. Überall zeigten sich viele Chancen und Möglichkeiten, viel Potenzial und Energie – aber es fehlte hier und da an Orientierung und Vorstellung, wie ein solcher Veränderungsprozess aussehen kann.

Wichtige Stellschraube: Kommunikationsfluss ins Team

Als wichtigen ersten Schritt haben wir gemeinsam mit den beiden Gründern und mit Julia von People & Culture die Kommunikation von Themen, die für alle wichtig sind, identifiziert: Warum ist 7Mind da, wo es heute ist? Was war erfolgreich, was kann und muss so bleiben wie vorher und wo muss sich das Team verändern? Um alle aus dem Team ins Boot zu holen war es zentral, die Auffassung und Perspektive der Gründer mit allen zu teilen – nicht, um sie so durchzusetzen, sondern um alle im Team so mit Überischt und Informationen auszustatten, dass sie handlungsfähig sind.

Je mehr Ziele und Richtungsentscheidungen implizit und „selbstverständlich“ sind, desto weniger Eigenverantwortung können Teammitglieder übernehmen. Manchmal wissen sie einfach nicht gut genug, worum und wohin es geht. Erst, wenn alle die Richtung und die aktuelle Strategie kennen, können sie auch eigenverantwortlich mithelfen – und das wollen in Teams wie 7Mind im Grunde alle.

Wissen und Übersicht für alle: Fireside Chat

Orientierung für alle gibt ein Format wie der Fireside Chat, in dem der Kontext zu Entscheidungen und Zielen explizit gemacht wird. In der Vorbereitung ging es für uns als Begleiter:innen darum, den Kern der Vision, der Strategie und des Veränderungsimpulses, herauszuarbeiten. Manuel und Jonas hatten zwar klar vor Augen, wohin es mit 7Mind gehen sollte und wie. Aber sie hatten es noch nicht aufbereitet und im Team geteilt.

Im 7Mind-Fireside Chat interviewte Markus die beiden Gründer zu diesen Fragen, das gesamte Team war dabei. Im Gespräch der drei wurde deutlich, wohin es gehen soll und warum manches, was die Firma zum aktuellen Erfolg gebracht hatte, in Zukunft nicht mehr so gilt. Zurzeit laufen die Vorbereitungen für die nächste Runde: Der thematische Fokus wird im gesamten Team abgestimmt und gemeinsam mit Julia und anderen 7Mindern wird das Format weiterentwickelt. Dabei war es uns wichtig, eine interaktive Variante des Fireside Chats mit Menschen aus der Organisation zu entwickeln: Sie wissen am besten, wie nicht nur die Lautesten, sondern alle Stimmen gleichberechtigt gehört werden und können einschätzen welche der von uns vorgeschlagenen Partizipationstools im Team funktionieren.

Partizipation in allen Teams: Sounding Boards

Weder die Gründer, noch People & Culture, noch wir als Begleiter:innen haben genügend Kontext, um tiefgreifende Entscheidungen für die gesamte Organisation zu fällen. Dazu brauchen wir Input und Feedback aus allen Teilen der Firma, zum Beispiel wenn es um die Strategie oder neue Meeting- und Kommunikationsroutinen geht. Bei 7Mind haben wir uns gegen einen aufwändigen Prozess entschieden, der zwar alle Teammitglieder einschließt, aber auch viele Ressourcen beansprucht. Stattdessen haben wir Sounding Boards mit Leuten aus dem Team zusammengestellt, die in ihrer Diversität Standpunkte und Wissen aus allen Bereichen der Organisation einbringen.

Ein Sounding Board ist kein Entscheidungsgremium, vielmehr wird hier Wissen aus der Organisation zusammen getragen und es werden Ideen diskutiert. Der Erfolg des Formats ist davon abhängig, dass Input und Feedback aus diesem Kreis ernst genommen und explizit aufgegriffen werden. Als Moderator:innen unterstützen wir die Sounding Boards dabei, die Kooperation zu verbessern und die Zielorientierung aufrecht zu erhalten. Dabei haben wir auch die Möglichkeit, viel Wissen ins Team zu geben, ohne klassische Trainings zu halten.

Konkret wurde bei 7Mind ein Sounding Board für die Strategie eingesetzt. In den Meetings des Strategy Sounding Boards hatten Jonas und Manuel Gelegenheit, ihre Gedanken und Ideen zur Strategie von 7Mind vorzustellen und Feedback einzuholen. Und es blieb nicht bei einer leichten Optimierung dessen, was die Gründer mitgebracht hatten: Einige Ideen entpuppten sich in der Diskussion mit Expert:innen aus den Teams als schwierig umzusetzen oder nicht zielführend, entscheidende Aspekte kamen hinzu. Diesen Weg zur strategischen Ausrichtung gemeinsam zu gehen, ist wichtig, um Ideen und Ansätze zu diskutieren und um über Umsetzung und Machbarkeit zu sprechen. Gleichzeitig sorgt die Gruppe dafür, dass die Entscheidungen breit im Team verteilt und begründet werden - und damit kein schwer nachvollziehbares Ergebnis im “Hinterzimmer” entsteht.

Ähnlich ist das zweite Sounding Board angelegt, das sich mit dem Veränderungsprozess und mit der Entwicklung der Organisation beschäftigt: das Organizational Development Sounding Board. Diese ebenfalls diverse Gruppe von Teammitgliedern trifft sich regelmäßig und bespricht Fragen und Entscheidungen, die die ganze Organisation betreffen. Am Anfang stand der Fireside Chat und die begleitenden Maßnahmen, mittlerweile werden andere Themen wie Führungsbild, Meeting-Standards, Organisationsaufbau, Werte und Gehaltsgerechtigkeit diskutiert. Julia holt sich hier zu vielen ihrer People & Culture-Initiativen Feedback und so zeigt sich der Input aus dem Sounding Board bei 7Mind mittlerweile an vielen Stellen: Vom Onboarding über Teamaktivitäten wie der 7Mind-Meditationsgruppe bis zur Feedback-Kultur.

Ständige Praxis: Kleine Tools

Für uns bewirken nicht nur die breiter angelegten Impulse wie neue Strukturen, Modelle, Prozesse oder Formate positive Veränderungen in Organisationen. Genauso helfen regelmäßige Routinen und Tools, die Kultur zu festigen, Verständigung zu verbessern und gemeinsam effektiver zu werden. Hier kommen unsere Top 3 in der Zusammenarbeit mit 7Mind:

#1 Check-in

Eine Check-in-Routine bei Meetings hilft auf vielen Ebenen, das hat sich mittlerweile rumgesprochen: Jede:r kommt im Meeting an und teilt, wie es ihr oder ihm gerade geht. Alle kommen schon einmal zu Wort, mögliche Produktivitäts-Blocker werden laut ausgesprochen. Anderen zuzuhören macht uns offener, die Kolleg:innen holistisch als Menschen wahrzunehmen und sie nicht auf Positionen zu reduzieren. Check-ins sind Empathietraining für alle. Bei 7Mind gehört dazu auch eine Minute Stille, die “Mindful Minute”, durch die der Kern der Mission in jedem Meeting spürbar und erlebbar ist.

#2 ROTI (Return On Time Invested)

Eine kurze Abstimmung von eins bis fünf, wie lohnend ein Meeting war, gibt nicht nur quantifiziertes Feedback an die jeweiligen Moderator:innen und Beitragenden. Die Rückmeldung ist auch ein guter Anlass, nachzufragen: Was hat bei dir gefehlt, damit es eine fünf wird? Oder auch: Was können wir tun, um dieses hohe Niveau zu halten? Damit ist das ROTI auch Check-out und geordneter Endpunkt jedes Meetings.

#3 Wer entscheidet?

Oft genug reagieren Gruppen von Menschen auf eine Frage oder ein Problem mit Optionen und Lösungsvorschlägen. Dieser “Reflex” führt schnell zu unübersichtlichen Verstrickungen und manchmal auch zu Konflikten, was denn nun die beste Lösung ist. Statt mit Optionen und Ideen anzufangen gilt für uns immer die erste Frage: Wer entscheidet das eigentlich? Manchmal ist die Zuständigkeit für ein Thema bereits geklärt, manchmal gilt es aber auch, gemeinsam ein Mandat zu vergeben und einen geordneten Entscheidungsprozess auf den Weg zu bringen.

Gemeinsames Lernen: Wechselwirkung auf allen Ebenen

Neben dem Fireside Chat oder den Sounding Boards stehen wir mittlerweile in Sparring-Sessions, Workshops und Einzelsessions mit vielen Menschen bei 7Mind im Austausch. In der Zusammenarbeit mit dem großartigen Team lernen wir ständig dazu: Manchmal sind das Kleinigkeiten wie eine Minute Schweigen am Anfang jedes Meetings, manchmal sind es aber auch tiefere Einsichten, wie unterschiedlich die Motivation in verschiedenen Firmen ist und eine welche eine kleine Rolle das Geld spielt, wenn man das Richtige tun kann und darf. Für Firmen mit einem ausdrücklichen (und relevanten) Purpose zu arbeiten, ist für uns als Begleiter:innen das Schönste. Bei 7Mind kommt die Rückkopplung aus Produkt und Teamkultur dazu.

Über die Autorin:

Katharina Zink unterstützt gemeinsam mit Markus Witte mit der Wachstumsbegleitung Organisationen und Teams, die wachsen (wollen). Die beiden greifen dabei auf ihre unterschiedlichen Erfahrungsschätze aus der Unternehmerwelt und der Veränderungsarbeit zurück.

Bild: Kaleidico auf Unsplash